Bewirtungskosten richtig absetzen

Unternehmen können Bewirtungskosten steuerlich geltend machen. Dafür müssen die Belege jedoch die formalen Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllen. Fehler oder fehlende Angaben können dazu führen, dass der Betriebsausgabenabzug entfällt.  

Welche Ausgaben zählen zu den Bewirtungskosten? 

Bewirtungskosten umfassen Ausgaben für Speisen, Getränke und andere Genussmittel, die Gästen im Rahmen einer Bewirtung angeboten werden. Auch unmittelbar damit verbundene Kosten, beispielsweise Trinkgelder oder Garderobengebühren, können dazugehören. Nicht zu den Bewirtungskosten zählen dagegen zum Beispiel Kosten der Unterhaltung (Theaterbesuch, Show, etc.), soweit sie nicht bloß begleitend zur eigentlichen Bewirtung, sondern eigene Hauptleistung sind. 

Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten lassen sich grundsätzlich zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehen. Voraussetzung ist, dass die betriebliche Veranlassung nachgewiesen wird und der Bewirtungsbeleg vollständig und ordnungsgemäß ist. 

Finanzverwaltung präzisiert die Anforderungen 

Die Finanzverwaltung hat die Vorgaben für Bewirtungsbelege weiter konkretisiert. Die Ausgaben sollen transparent und eindeutig nachvollziehbar sein. Zugleich gewinnen digitale Verfahren an Bedeutung, insbesondere im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung. 

Für Unternehmen gilt deshalb: Nur ein vollständiger und formal korrekter Beleg sichert den steuerlichen Abzug. Fehlen wesentliche Angaben, kann das Finanzamt die Bewirtungskosten vollständig unberücksichtigt lassen. 

Welche Pflichtangaben gehören auf den Bewirtungsbeleg? 

Damit das Finanzamt die Bewirtungskosten anerkennt, muss die Rechnung mehrere Angaben enthalten.  

Erforderliche Grundangaben: 

• Name und Anschrift des Restaurants oder des Bewirtungsbetriebs 

• Ausstellungsdatum der Rechnung 

• Konkrete Bezeichnung der erbrachten Leistungen; die pauschale Angabe „Speisen und Getränke“ genügt nicht 

• Datum & Ort der Bewirtung 

• Rechnungsbetrag 

Zusätzliche Pflichtangaben bei Rechnungen über 250 Euro: 

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Bewirtungsbetriebs 

• Rechnungsnummer 

• Name des bewirtenden Unternehmens oder der bewirtenden Person  

Zusätzlich sind der konkrete Anlass der Bewirtung und die Namen der teilnehmenden Personen festzuhalten. Diese Informationen ergänzt das bewirtende Unternehmen in der Regel selbst auf dem Beleg oder in der zugehörigen Dokumentation. 

Welche Form muss der Bewirtungsbeleg haben? 

Arbeitet der Bewirtungsbetrieb mit einem elektronischen Kassensystem, muss der Beleg maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Hinweise darauf sind beispielsweise eine Transaktionsnummer oder eine Seriennummer auf der Rechnung. 

Der Nachweis kann auch über eine E-Rechnung erfolgen. Ein ausschließlich handschriftlich ausgestellter Beleg reicht bei Nutzung eines elektronischen Kassensystems nicht aus. Fehlt die ordnungsgemäße Aufzeichnung, kann das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug vollständig versagen. 

Lassen sich Bewirtungen im Ausland absetzen? 

Auch Bewirtungskosten im Ausland können steuerlich abziehbar sein. Die Belege müssen grundsätzlich dieselben inhaltlichen Anforderungen erfüllen wie Rechnungen aus Deutschland. 

Besteht im jeweiligen Staat keine Pflicht zur elektronischen Rechnung oder Aufzeichnung, kann im Ausnahmefall ein anderer geeigneter Nachweis anerkannt werden. 

Welche Folgen haben die Vorgaben für Unternehmen? 

Die konkretisierten Nachweisanforderungen erhöhen die Bewirtungskosten nicht unmittelbar. Sie steigern jedoch das Risiko, dass Ausgaben wegen formaler Mängel steuerlich nicht anerkannt werden. Bei einer größeren Zahl von Bewirtungen kann dies zu einer spürbaren Mehrbelastung führen. 

Praxis-Tipps für vollständige Bewirtungsbelege 

• Prüfen Sie die Rechnung noch im Restaurant, nachträgliche Änderungen kann den steuerlichen Abzug gefährden 

• Ergänzen Sie Anlass und Teilnehmer unmittelbar nach der Bewirtung. 

• Achten Sie bei elektronischen Kassensystemen auf einen maschinell erstellten Beleg mit Transaktions- oder Seriennummer. 

• Bewahren Sie sämtliche Nachweise sorgfältig auf, einschließlich digitaler Originalbelege.