EU-Geschäfte absichern: Welche Rolle die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) spielt

Unternehmen, die grenzüberschreitend innerhalb der EU tätig sind, müssen bei der Überprüfung ihrer Geschäftspartner besondere Sorgfalt walten lassen, um unangenehme umsatzsteuerliche Konsequenzen zu vermeiden. Die Kontrolle der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) spielt dabei eine zentrale Rolle. Sie muss zum Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung gültig und dem Geschäftspartner zugeordnet sein. 

Warum die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wichtig ist 

Die USt-IdNr. dient der steuerlichen Identifikation von Unternehmen innerhalb der Europäischen Union. Sie ist eine wesentliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen sowie für die zutreffende Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens bei Dienstleistungen. 

Prüfung der USt-IdNr.: Warum sie an Bedeutung gewinnt 

Es reicht nicht aus, sich allein auf die Angaben eines Geschäftspartners zu verlassen. Unternehmen müssen prüfen, ob die verwendete USt-IdNr. gültig ist. Entscheidend ist dabei, dass dies zum Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung der Fall ist. Andernfalls kann die Versagung der Steuerfreiheit und damit eine Nachzahlung drohen.  

Eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur regelmäßigen Überprüfung der USt-IdNr. gibt es zwar nicht. Allerdings ergibt sich aus den Nachweis- und Sorgfaltspflichten im Umsatzsteuerrecht, dass Unternehmen die USt-IdNr. aktiv überprüfen und bei längerfristigen Geschäftsbeziehungen auch in angemessenen Abständen kontrollieren sollten, um ihren Sorgfaltspflichten nachzukommen. 

Wie kann die Überprüfung der USt-IdNr. erfolgen? 

Die Überprüfung erfolgt elektronisch über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern oder das europäische MIAS-/VIES-System. 

Hierbei wird zwischen zwei Varianten unterschieden: 

Einfache Bestätigung 

Prüfung, ob die USt-IdNr. gültig ist. 

Qualifizierte Bestätigung 

Prüfung auf Gültigkeit und Abgleich mit Namen und Anschrift des Unternehmens. 

Für steuerliche Zwecke sollte grundsätzlich eine qualifizierte Bestätigung erfolgen.  

USt-IdNr. prüfen: Was gilt für die Praxis? 

Die Überprüfung sollte bei Beginn der Geschäftsbeziehung vor der ersten Lieferung oder Leistung durchgeführt werden. Für bestehende Geschäftspartner sollte die Überprüfung in festgelegten regelmäßigen Abständen erfolgen, auch um Umfirmierungen oder Löschungen zu erkennen. 

Dokumentation der USt-IdNr.-Prüfung 

Neben der eigentlichen Überprüfung ist auch die Dokumentation wichtig. Unternehmen sollten nachvollziehbar festhalten, wann und mit welchem Ergebnis die USt-IdNr. geprüft wurde. 

Die Unterlagen sollten im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Im Falle einer Betriebsprüfung sollten sie schnell und nachvollziehbar vorgelegt werden können. 

Fazit: USt-IdNr. Regelmäßig prüfen und dokumentieren 

Die USt-IdNr. ist bei Geschäften innerhalb der EU von zentraler Bedeutung. Unternehmen sollten die Angaben ihrer Geschäftspartner nicht ungeprüft übernehmen, sondern die Gültigkeit sowie die korrekte Zuordnung nachweisbar überprüfen. 

Auch wenn es keine ausdrücklich gesetzlich festgelegten Prüfintervalle gibt, empfiehlt sich in der Praxis eine regelmäßige Überprüfung und sorgfältige Dokumentation, um steuerliche Risiken zu vermeiden.