Änderungen in der Lohnabrechnung 2026: Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Mindestlohn

Ab dem 01.01.2026 gilt der Mindestlohn in Höhe von 13,90 € je Stunde für alle Arbeitnehmenden über 18 Jahren.

Hinweis: Sachbezüge jeglicher Art sind nicht mindestlohnrelevant.

Folgende Personen- und Berufsgruppen haben keinen Anspruch auf Mindestlohn:

• Auszubildende
• ehrenamtlich Tätige
• Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung
• Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten der Beschäftigung
• Selbstständige
• Heimarbeitende nach dem Heimarbeitsgesetz
• Personen, die einen freiwilligen Dienst leisten
• Personen, die ein verpflichtendes Praktikum (schul-, hochschulrechtlich, Ausbildungsordnung, gesetzlich geregelte Berufsakademie) absolvieren
• Personen, die ein freiwilliges Praktikum bis zu drei Monate zur Orientierung für eine Berufsausbildung oder für die Aufnahme eines Studiums bzw. begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildung absolvieren, wenn nicht zuvor mit demselben Ausbildenden ein solches Praktikumsverhältnis bestand
• Personen im Rahmen einer Einstiegsqualifizierung (§ 54a SGB III) oder Berufsbildungsvorbereitung nach dem Berufsbildungsgesetz
• Teilnehmende einer Maßnahme der Arbeitsförderung (z. B. 1-Euro-Jobs)
• Menschen mit Behinderungen in einem „arbeitnehmerähnlichen Rechtsverhältnis“

Mindestlohnvergütung für ab 01.01.2020 eingetretene Auszubildende in tariflich nicht gebundenen Betrieben:

• Mindestvergütung 1. Lehrjahr: 682,00 € (Beginn der Ausbildung 01.01.2025–31.12.2025)
• Mindestvergütung 1. Lehrjahr: 724,00 € (Beginn der Ausbildung 01.01.2026–31.12.2026)

Bezogen auf Ausbildungsbeginn ab 01.01.2026:

• Erhöhung 2. Lehrjahr: jeweils + 18 % = 854,00 €
• Erhöhung 3. Lehrjahr: jeweils + 35 % = 977,00 €
• Erhöhung 4. Lehrjahr: jeweils + 40 % = 1.014,00 €

Gilt nicht für Berufsfachschüler, die das erste Jahr die Schule in Vollzeit besuchen.

Arbeitszeiterfassung

Um Beschäftigte zu schützen und Arbeitgebern bundesweit einheitliche Regelungen vorzugeben, wurde 1994 das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen. Es gilt für Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland und regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten, Ruhepausen und vieles mehr.
Das ArbZG schützt Arbeitnehmende, d. h. Arbeiter und Angestellte sowie zur Berufsbildung Beschäftigte.

Ausdrücklich ausgenommen sind beispielsweise:

• leitende Angestellte und Chefärzte sowie
• Beschäftigte unter 18 Jahren.

Für Letztere gilt stattdessen das Jugendarbeitsschutzgesetz. Sonderregelungen gelten beispielsweise für:

• Arbeitnehmende in der Luftfahrt und für
• im öffentlichen Dienst Beschäftigte.

Derzeit verpflichtet das ArbZG lediglich zur Dokumentation von Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit, nicht jedoch der gesamten Arbeitszeit.

Diese Regelung genügt jedoch nicht den Vorgaben des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Nach der Entscheidung des BAG aus dem Jahr 2022 ist die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmenden aufzuzeichnen. Damit folgt das BAG einem Urteil des EuGH aus 2019. Darin hatte der EuGH festgestellt, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten grundsätzlich vollständig erfassen müssen, und den Mitgliedstaaten aufgegeben, entsprechende Regelungen zur Arbeitszeiterfassung zu schaffen.

In Deutschland hatte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales im April 2023 einen Referentenentwurf zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz und im Jugendarbeitsschutzgesetz erstellt; dieser wird derzeit noch regierungsintern beraten. Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation sind daher noch nicht getroffen worden.

Aber: Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleisten zu können, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder Arbeitnehmerin bzw. jedes Arbeitnehmers aufzeichnen, so das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Auch Festlegungen zur Form der Arbeitszeitdokumentation wurden noch nicht getroffen. Es besteht derzeit keine Formvorschrift für die Aufzeichnung; sie kann also grundsätzlich auch handschriftlich erfolgen. Arbeitgeber sind nunmehr grundsätzlich verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmenden geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.

Nach dem ArbZG liegt die Verantwortung für die Einhaltung der Arbeitszeitvorgaben im Bereich des Arbeitgebers.

Bei Verstößen können z. B. Nachbesserungen verlangt oder gegebenenfalls auch Bußgelder verhängt werden; deren Höhe wird im Einzelfall an die Schwere des jeweiligen Rechtsverstoßes angepasst. Die Arbeitsschutzbehörden (z. B. die Gewerbeaufsichtsämter) können jederzeit eine Dokumentation der erfassten Arbeitszeiten anfordern oder die Einführung einer Arbeitszeiterfassung verlangen.

Die Pflicht zur Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung beschränkt sich nicht darauf, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden ein solches System zur Verfügung stellt. Ein solches System soll sicherstellen, dass Arbeitnehmende ihre Arbeitszeiten nachvollziehbar erfassen können, um eine entsprechende Dokumentation zu ermöglichen.

Ebenso muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass das System genutzt wird. Diese Verpflichtung gilt ab sofort. Es bestehen keine Übergangsfristen, da laut BAG diese Verpflichtung bereits heute geltendes Recht darstellt.

Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) / Sofortmeldepflicht

Daneben gelten für bestimmte Branchen nach dem Mindestlohngesetz Dokumentationspflichten, um sicherzustellen, dass der Mindestlohn tatsächlich für jede Arbeitsstunde bezahlt wird.

Achtung: Seit dem 01.01.2026 gibt es Veränderungen der sofortmeldepflichtigen Branchen.

Die Dokumentationspflicht gilt generell für folgende Personen:

• alle geringfügig und kurzfristig beschäftigten Mitarbeitenden (Ausnahme: Minijobbende im privaten Bereich)
• alle Arbeitnehmenden von Branchen, die der sofortigen Meldepflicht unterliegen, z. B.:
  • Friseur- und Kosmetikgewerbe (z. B. Nagelstudios) NEU!
  • plattformbasierte Lieferdienste (z. B. Lieferando) NEU!
  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Zeitungszusteller/-innen und Beschäftigte bei Paketdiensten
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsdienste

Eine entsprechende Dokumentationspflicht aufgrund des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG) besteht in Wirtschaftsbereichen, in denen ein Tarifvertrag nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz allgemeinverbindlich ist.

Nicht mehr sofortmeldepflichtig ab 01.01.2026 sind die Forstwirtschaft und das Fleischerhandwerk.

Was muss wie notiert werden?

• Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag)
• Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag)
• Dauer der täglichen Arbeitszeit, also bspw. die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen. Konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden.

Was ist noch zu berücksichtigen?

• Die Aufzeichnung kann handschriftlich oder maschinell erfolgen.
• Es sind keine Unterschriften erforderlich.
• Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten, auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
• Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll jederzeit vorgelegt werden können.

Ausnahmen für die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG sind in der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) geregelt.

Sie gelten für folgende Personen:

• Arbeitnehmende, die ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt von mehr als 4.461 € brutto erhalten.
• Personen, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt 2.974 € brutto übersteigt und der Arbeitgeber dieses für die letzten zwölf Monate nachweislich gezahlt hat; diese Beträge gelten auch für Teilzeitbeschäftigte in voller Höhe.
• für im Unternehmen arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Sollte es sich bei dem Arbeitgeber um eine juristische Person (z. B. GmbH) oder eine rechtsfähige Personengesellschaft (z. B. KG) handeln, kommt es auf die Verwandtschaft bzw. die Beziehung zum vertretungsberechtigten Organ der juristischen Person oder eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters der rechtsfähigen Personengesellschaft an.

Hinweis: Die letztgenannte Ausnahme gilt auch für enge Familienangehörige – Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern – des Arbeitgebers, die einen Minijob ausüben.

Die Aufzeichnungen sind spätestens sieben Tage nach Arbeitseinsatz schriftlich festzuhalten und zwei Jahre für den Zoll aufzubewahren; für die Sozialversicherungsprüfung sind die Aufzeichnungen weiterhin vier Jahre aufzubewahren.

Einführung der Aktivrente ab dem 01.01.2026

Was ist die Aktivrente?

Die Aktivrente erlaubt es Menschen, die bereits die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben, freiwillig im Ruhestand weiterzuarbeiten. Sie können dabei bis zu 2.000 € im Monat steuerfrei hinzuverdienen.

Wer kann die Aktivrente nutzen?

Die Aktivrente gilt für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ab Erreichen der Regelaltersgrenze. Dabei erfolgt die Begünstigung unabhängig davon, ob die oder der Steuerpflichtige eine Rente bezieht oder den Rentenbezug aufschiebt.
Die Aktivrente gilt nicht für Selbstständige, Land- und Forstwirte, Minijobs sowie Beamtinnen und Beamte. Die Steuerfreiheit wird auf Personen beschränkt, die die Regelaltersgrenze – Vollendung des 67. Lebensjahres, einschließlich Übergangsregelung – überschritten haben.

Muss man auf die Aktivrente Steuern zahlen?

Der Hinzuverdienst von bis zu 2.000 € im Monat ist grundsätzlich steuerfrei. Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung müssen aber gezahlt werden. Wer mehr als 2.000 € hinzuverdient, muss auf den darüber liegenden Betrag Steuern zahlen.

Muss man auf die Aktivrente Sozialversicherungsbeiträge zahlen?

• Kranken- und Pflegeversicherung: Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile
• Rentenversicherung: nur Arbeitgeberanteile, sofern der Arbeitnehmer keinen Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit schriftlich beantragt hat
• Arbeitslosenversicherung: nur Arbeitgeberanteile

Neuerungen Übergangsbereich (Midi-Jobs)

Ab dem 01.01.2026 liegt der Übergangsbereich zwischen 603,01 € und 2.000,00 €.
Der Arbeitgeberbeitrag wird oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze in Höhe von 28 % erhoben (analog Minijob) und gleitend auf den regulären Sozialversicherungsbeitrag abgeschmolzen.

Anhebung der Geringfügigkeitsgrenze

Ab dem 01.01.2026 steigt die Geringfügigkeitsgrenze von 556,00 € auf 603,00 €.

Zulässige Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze

Voraussetzung:

• unvorhersehbarer gelegentlicher Sachverhalt (KEINE Urlaubsvertretung); dieser Sachverhalt muss schriftlich festgehalten werden
• maximal zwei Kalendermonate pro Zeitjahr
• maximale Überschreitung: das Doppelte der Geringfügigkeitsgrenze: 1.206,00 €

Nur unter diesen Voraussetzungen darf die Geringfügigkeitsgrenze überschritten werden, ohne dass die Arbeitszeit bis zum Jahresende ausgeglichen werden muss. Hierdurch ist eine Überschreitung der jährlichen Geringfügigkeitsgrenze von 7.236,00 € (603,00 € × 12 Monate) zulässig.

Künftige Veränderungen des Mindestlohns bedingen unmittelbar eine Anpassung der Geringfügigkeitsgrenze!

Folgende Faustregel gilt für die Zukunft:
Gesetzlicher Mindestlohn × 130 : 3 = neue Geringfügigkeitsgrenze (aufgerundet auf volle Euro)

Elektronische Rückmeldung: Beiträge private Kranken- und Pflegeversicherung sowie berücksichtigungsfähige Vorsorgeaufwendungen

Ab dem 01.01.2026 werden die Beiträge der privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie die berücksichtigungsfähigen Vorsorgeaufwendungen über das ELStAM-Verfahren elektronisch bereitgestellt.

Die von den privaten Krankenkassen zur Verfügung gestellten Daten sind verbindlich für den Lohnsteuerabzug.
Sollte den Arbeitnehmern eine Papierbescheinigung mit abweichenden Werten vorliegen, dürfen wir diese nicht berücksichtigen. Die Klärung muss mit den privaten Krankenkassen stattfinden und uns elektronisch über die ELStAM-Daten bereitgestellt werden.

Im Übergangszeitraum bis zum 31.12.2027 dürfen Papierbescheinigungen nur berücksichtigt werden, sofern von der privaten Krankenkasse keine Daten bereitgestellt wurden.

Änderungen und Rechengrößen Krankenkassen

Krankenversicherung:
Seit Januar 2021 beträgt der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Krankenkasse 14,6 %. Der durchschnittliche Zusatzbeitrag der Krankenkassen erhöht sich auf 2,9 %.

Pflegeversicherung:
Seit Januar 2025 beträgt der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Pflegeversicherung 4,20 % für Kinderlose.
Bei Elterneigenschaft mit einem Kind liegt er bei 3,6 % (lebenslang).
Für jedes weitere Kind unter 25 Jahren wird bis zum fünften Kind ein Abschlag in Höhe von 0,25 % gewährt. Nachweise sind zwingend zu erbringen, sofern die Kinder nicht über das Datenübermittlungsverfahren gemeldet werden.

Beitragsbemessungsgrenzen Kranken- und Pflegeversicherung:

• Monat: 5.812,50 €
• Jahr: 69.750,00 €

Jahresarbeitsentgeltgrenzen der Krankenversicherung:

• Allgemeine: 77.400,00 €
• Besondere: 69.750,00 €

Rentenversicherung:
Der allgemeine Beitragssatz der gesetzlichen Rentenversicherung bleibt bei 18,6 %.

Arbeitslosenversicherung:
Der allgemeine Beitragssatz der Arbeitslosenversicherung bleibt bei 2,6 %.

Beitragsbemessungsgrenzen Renten- und Arbeitslosenversicherung:

• Monat: 8.450,00 €
• Jahr: 101.400,00 €

Höchstbeträge Direktversicherung, Pensionskassen und Pensionsfonds:

Sozialversicherung 4 % BBG RV:

• jährlich: 4.056,00 €
• monatlich: 338,00 €

Lohnsteuer 8 % BBG RV:

• jährlich: 8.112,00 €
• monatlich: 676,00 €

Sachbezüge (Monat):

• Verpflegung: 345,00 €
• Unterkunft: 285,00 €

Bei der Gewährung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten im Betrieb sind für sämtliche Arbeitnehmenden einheitlich anzusetzen:

• 2,37 € für das Frühstück pro Tag
• 4,57 € jeweils für das Mittag- / Abendessen pro Tag

Erstattungssätze der Krankenkasse

Zum Jahreswechsel haben Sie wieder die Möglichkeit, die Erstattungssätze und den zugehörigen Umlagebeitrag der jeweiligen Krankenkassen neu festzulegen und entweder erhöhen oder senken zu lassen.

Bitte treten Sie hierzu selbstständig und rechtzeitig vor Erstellung der Lohnabrechnung für den Monat Januar mit Ihrem Lohnsachbearbeitenden in Kontakt, um die Umlagesätze ab 2026 zu besprechen.

Steuerentlastungen 2025/2026

• Anhebung des Grundfreibetrags auf 12.348,00 €
• Erhöhung des Kindergeldes ab 01.01.2026 auf 259,00 € für jedes Kind
• Anhebung des Kinderfreibetrags auf 6.828,00 € (pro Elternteil 3.414,00 €)
• Freibetrag für Erziehung und Ausbildung nach wie vor 2.928,00 € (pro Elternteil 1.464,00 €)
• Erhöhung des Kinderzuschlags auf 259,00 € je Kind
• Anhebung des abziehbaren Unterhaltshöchstbetrags auf 12.348,00 €
• Entlastungsbetrag für Alleinerziehende nach wie vor 4.260,00 €

Hinzuverdienstgrenzen 2026 für Rentner

Die monatliche Hinzuverdienstgrenze für Rentner vor Erreichen der Regelaltersgrenze ist seit dem 01.01.2023 entfallen. Nach Erreichen der Regelaltersgrenze gibt es keine Hinzuverdienstgrenze.

• Bei voller Erwerbsminderungsrente gilt eine jährliche Hinzuverdienstgrenze von drei Achtel der 14-fachen monatlichen Bezugsgröße, solange das Leistungsvermögen von weniger als drei Stunden täglich beachtet wird. Dies entspricht einer Hinzuverdienstgrenze von 1.730,31 € monatlich und 20.763,75 € jährlich.
• Bei teilweiser Erwerbsminderungsrente beträgt die Hinzuverdienstgrenze sechs Achtel der 14-fachen monatlichen Bezugsgröße. Hier gilt es, das Leistungsvermögen von täglich unter sechs Stunden zu beachten. Dies entspricht einer Hinzuverdienstgrenze von 3.460,63 € monatlich bzw. 41.527,50 € jährlich.

Neben dieser allgemeinen Grenze gibt es auch eine individuelle Hinzuverdienstgrenze, die auf dem höchsten Verdienst der letzten 15 Jahre vor Eintritt der Erwerbsminderung basiert. Diese Grenze kann je nach Fall höher sein. Betroffene können die genaue Grenze von der Rentenversicherung ermitteln lassen.

Erhöhte Pendlerpauschale

Ab dem 01.01.2026:

• 0,38 € ab dem ersten Entfernungskilometer

Die Regelung der Höchstgrenze von 4.500,00 € pro Kalenderjahr bleibt bestehen.

Möglicher Handlungsbedarf für das Jahr 2025/2026

Möglicher Wechsel von der 0,03%-Methode (pauschaler Ansatz Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte) hin zur 0,002%-Tagespauschale (tatsächlicher Ansatz jeder getätigten Fahrt)

Vorgaben:

• jährliche Entscheidung, kein unterjähriger Wechsel möglich
• Aufzeichnungspflicht jeder getätigten Fahrt (Datum der jeweiligen Fahrt verpflichtend)
• max. für 180 Tage pro Jahr (Gleichsetzung für pauschale Methode mit 15 Tagen pro Monat); bei mehr als 180 Tagen pro Kalenderjahr ist die Anwendung der 0,03%-Methode verpflichtend

Sofern Ihre Arbeitnehmenden diese Umstellung oder eine Korrektur des Jahres 2025 in der Lohnabrechnung wünschen, teilen Sie dies Ihrem Lohnsachbearbeitenden bitte vor der Januar-Lohnabrechnung 2026 schriftlich mit.

Anpassung des Höchstbetrags für Elektrofahrzeuge für die 0,25%-Regelung

Für Anschaffungen oder neue Überlassungen nach dem 30.06.2025 wurde der Höchstbetrag auf 100.000,00 € angehoben.

Ende der Ladestrom-Pauschalen: Neue Steuerregeln für E-Dienstwagen ab 2026

Die steuerliche Erstattung von Ladestrom für Elektro- und Hybridfahrzeuge wird ab dem 01.01.2026 grundlegend neu geregelt.
Mit dem BMF-Schreiben vom 11.11.2025 hat die Finanzverwaltung die bisherigen Pauschalregelungen abgeschafft und durch detaillierte Nachweis- und Ermittlungspflichten ersetzt.

Hintergrund: Ladestrom für Dienstwagen
In der Praxis laden viele Arbeitnehmer ihren Elektro- oder Hybrid-Dienstwagen ganz oder teilweise zu Hause auf und tragen die Stromkosten selbst. Diese Kosten konnten bisher vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden – auch bei Nutzung einer privaten Ladevorrichtung.

Bisherige Regelung: steuerfreie Pauschalen
Bis zum 31.12.2025 ist ein pauschaler Kostenersatz möglich. Diese Pauschalregelung entfällt vollständig ab dem 01.01.2026.

Neue Regelung ab 2026: Nachweis der tatsächlichen Strommenge
Künftig muss die tatsächlich verbrauchte Strommenge für das Laden zu Hause ermittelt und nachgewiesen werden. Eine pauschale Erstattung ist nicht mehr zulässig.

Erforderliche Mess- und Nachweismöglichkeiten
Für den Nachweis der geladenen Strommenge sind gesonderte Zähler oder technische Lösungen erforderlich, zum Beispiel:

• fahrzeuginterne Stromzähler
• Wallbox mit geeichtem Stromzähler
• digitale Erfassung per App oder vergleichbarer Software

Ohne einen solchen Nachweis ist eine steuerfreie Erstattung nicht möglich.

Wahlrecht bei der Ermittlung der Stromkosten
Arbeitnehmer (und Unternehmer) haben künftig ein Wahlrecht, wie die Höhe der Stromkosten ermittelt wird. Dieses Wahlrecht ist einheitlich für das gesamte Kalenderjahr auszuüben.

1. Ermittlung der tatsächlichen Stromkosten
Hierbei werden die individuellen Stromkosten je kWh angesetzt, einschließlich:

• Arbeitspreis pro kWh
• anteiligem Grundpreis
  Bei vorhandenen Photovoltaikanlagen können abweichende, realistische Stromkosten berücksichtigt werden.

2. Anwendung der Strompreispauschale
Alternativ kann die sogenannte Strompreispauschale genutzt werden. Grundlage ist der vom Statistischen Bundesamt ermittelte durchschnittliche Strompreis für private Haushalte.

• Maßgeblich ist der Preis des 1. Halbjahres des Vorjahres.
• Dieser gilt für das gesamte laufende Kalenderjahr.
  Für das Jahr 2026 beträgt die Strompreispauschale 34 ct/kWh.

Zusätzlicher Auslagenersatz weiterhin möglich
Neben der Erstattung für das Laden zu Hause bleibt ein steuerfreier Auslagenersatz für andere Ladevorgänge zulässig, z. B.:

• Laden an öffentlichen Ladesäulen
• Laden unterwegs auf Dienstreisen
  Voraussetzung ist auch hier der Nachweis durch Belege (z. B. Ladeabrechnungen).

Fazit: Handlungsbedarf
Mit dem Wegfall der Pauschalen steigt der administrative Aufwand deutlich. Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Unternehmer sollten frühzeitig:

• geeignete Messsysteme (z. B. Wallbox mit Zähler) installieren
• sich für eine einheitliche Ermittlungsmethode entscheiden
• interne Abrechnungsprozesse anpassen

Kurzfristige Beschäftigungen in der Landwirtschaft

Seit dem 01.01.2026 gilt ausschließlich in der Landwirtschaft:
Eine kurzfristige Beschäftigung liegt dann auch noch vor, wenn sie auf 15 Wochen oder 90 Arbeitstage befristet ist.

Reisekosten

Folgende Pauschalbeträge sind weiterhin gültig:

• Eintägige Reise von mehr als 8 Stunden: 14,00 €
• Mehrtägige Reise: An- und Abreisetage ohne Mindestabwesenheit: 14,00 €
• Mehrtägige Reise: Abwesenheit von 24 Stunden: 28,00 €

Die Auslandspauschalen für das Jahr 2026 wurden angepasst:
Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2026

Pauschalen für Berufskraftfahrer weiterhin gültig:

• Bei Übernachtung im Fahrzeug des Berufskraftfahrers nach einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 8,00 € Pauschbetrag je Kalendertag

Wird die Berufskraftfahrerpauschale gezahlt, sind damit alle Aufwendungen abgegolten (z. B. Park-/Abstell- oder Duschgebühren auf Raststätten und Autohöfen etc.).
Die Entscheidung, ob der tatsächliche Aufwand oder der Pauschbetrag geltend gemacht wird, kann nur einheitlich pro Kalenderjahr und pro Arbeitnehmenden getroffen werden.

Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungspauschale können parallel angewendet werden.

Ausweis auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Auszuweisen sind Reisekostenerstattungen wie z. B.:

• Verpflegungsmehraufwendungen (verpflichtend)
• Kilometergelderstattungen für Auswärtstätigkeiten (freiwillig)
• Erstattungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung (verpflichtend)

Es wird kein Auslagenersatz z. B. für Parkgebühren oder sonstige Reisenebenkosten gewährt.

Diese Reisekostenbestandteile sind auch im Jahr 2026 im Lohn auszuweisen, damit sie am Ende des Jahres auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung erscheinen.

Bitte reichen Sie die Reisekostenabrechnungen zeitnah bei Ihrem Lohnsachbearbeitenden mit dem entsprechenden Hinweis ein, ob die Zahlungen bereits erfolgt sind oder nicht.

Betriebsveranstaltungen

Seit 2015 gilt ein Freibetrag in Höhe von 110,00 €. Bei Überschreiten dieser Grenze fällt deutlich weniger Steuer an, da nur der übersteigende Betrag versteuert werden muss.
Allerdings müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers, sowohl individuelle Kosten pro Arbeitnehmenden inklusive der teilnehmenden Begleitpersonen als auch die Gemeinkosten der Betriebsveranstaltung, einberechnet werden.

Bitte reichen Sie Ihrem Lohnsachbearbeitenden nach Ablauf der Betriebsveranstaltung, jedoch spätestens mit den Januar-Lohndaten, eine detaillierte Teilnehmerliste (Aufstellung der teilnehmenden Arbeitnehmenden sowie Begleitpersonen und Geschäftsfreunde) zusammen mit den kompletten Rechnungsbelegen ein.

Sollten bis zum Zeitpunkt der Abgabe der Lohnsteueranmeldung im Februar des Folgejahres ggf. zu versteuernde Beträge nicht pauschaliert worden sein, fallen im Rahmen einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung auf diese Beträge zusätzlich noch Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von ca. 40 % an.

Bei Sachgeschenken an den Arbeitnehmenden aus Anlass der Betriebsveranstaltung gilt:

• Geschenke im Wert von bis zu 60,00 € sind in die Prüfung des 110,00 €-Freibetrags mit einzubeziehen.
• Bei Überschreiten des 110,00 €-Freibetrags ist für den übersteigenden Betrag einschließlich der Geschenke eine Pauschalierung mit 25 % Lohnsteuer möglich. Damit bleiben auch die Geschenke für den Arbeitnehmenden steuer- und sozialversicherungsfrei.
• Geschenke, die zwar bei der Betriebsveranstaltung, jedoch nicht aus deren Anlass übergeben werden (z. B. Arbeitnehmender hatte zwei Tage vor der Veranstaltung Geburtstag), sind nicht in die 110,00 €-Grenze einzubeziehen und dürfen nicht mit 25 % pauschal versteuert werden.

Anpassung Voraussetzungen Freibetrag und Pauschalversteuerung ab 01.01.2026:

Der Freibetrag kann für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr in Anspruch genommen werden, sofern die Teilnahme an der Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder allen Arbeitnehmern eines abgegrenzten Betriebsteils offenstand. Reine Veranstaltungen für Führungskräfte sind somit ausgeschlossen.

Scheidet die Pauschalversteuerung aus o. g. Gründen aus, sind die Zuwendungen steuer- und beitragspflichtig in der Lohnabrechnung zu berücksichtigen.

Hinweise zur Lohnfortzahlung im Urlaubs- und Krankheitsfalle

Wir haben die Information erhalten, dass die Rentenversicherungsprüfer seit 2017 verstärkt auf die Lohnfortzahlungspflicht im Krankheits- und Urlaubsfall bei allen Arbeitnehmenden achten.

Das bedeutet, dass Sie auch bei den geringfügig Beschäftigten die Urlaubs- und Krankheitstage in der Arbeitszeitdokumentation erfassen und vergüten müssen.

Sollten im Falle einer Prüfung nicht bezahlte Urlaubs- und Krankheitstage nachgewiesen werden, besteht die Gefahr, dass bei einer rückwirkenden Verbeitragung die Geringfügigkeitsgrenze überschritten wird. Dies hätte zur Folge, dass der Arbeitgeber die vollen Sozialversicherungsbeiträge in Höhe von ca. 40 % zu tragen hat. Auf die Arbeitnehmenden könnte eventuell eine Lohnsteuernachforderung zukommen.

Grundsätzlich ist eine Lohnfortzahlung in Höhe des Durchschnitts der letzten drei Monate zu bezahlen.

Das bedeutet, dass bei Mitarbeitenden, deren Monatslohn u. a. aus einem Grundlohn in Verbindung mit Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen sowie ggf. Akkordlöhnen oder Verkaufsprovisionen besteht, nicht nur der Grundlohn weitergezahlt werden muss, sondern auch die zusätzlichen Bezüge in die Bemessungsgrundlage der Lohnfortzahlung einzubeziehen sind.

Steuerfreie Zuschläge, die wegen Urlaub, Krankheit oder Feiertagen fortgezahlt werden, sind steuer- und sozialversicherungspflichtig abzurechnen. Andernfalls werden sie bei einer SV-Prüfung als Phantomlohn behandelt und der Arbeitgeber muss hierauf die ca. 40 % Sozialversicherungsbeiträge allein nachzahlen.

Wenn Sie eine Änderung Ihrer Lohnfortzahlung wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeitenden.

Phantomlohn bei Minijobbenden auf Abruf

Wenn die Arbeitszeit nicht vertraglich vereinbart wird (in der Praxis kommt dies insbesondere bei Arbeit auf Abruf vor), gilt laut Gesetz die Arbeitszeit von 20 Wochenstunden (weitere Einzelheiten ergeben sich aus § 12 TzBfG).

Die Deutsche Rentenversicherung erhebt auf den Arbeitslohn für 20 Wochenstunden dann Sozialversicherungsbeiträge: Bei Minijobbenden kann die Berücksichtigung eines fiktiven Entgelts zum Überschreiten der Geringfügigkeitsgrenze in Höhe von 556,00 € oder jährlich 6.672,00 € und damit zur rückwirkenden Sozialversicherungspflicht führen.

Mögliche Konsequenzen bei Überschreitung der Geringfügigkeitsgrenze

Anders ist es bei der Lohnsteuer. Hier gilt das Zuflussprinzip; somit muss der Lohnsteuereinbehalt erfolgen, wenn der fehlende Arbeitslohn ausgezahlt wird.

Wir empfehlen Ihnen dringend, für alle Arbeitnehmenden mit einer wöchentlichen Sollarbeitszeit zwischen einer und 19 Stunden eine schriftliche Vereinbarung über die wöchentliche Arbeitszeit zu treffen.

Monatliche Arbeitsstunden werden im Vertrag nicht anerkannt.

Definition „zusätzlich“ zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn

Leistungen des Arbeitgebers (Sachbezüge und Zuschüsse) für eine Beschäftigung werden nur dann „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbracht, wenn:

1. die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet wird,
2. der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt wird,
3. die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt wird und
4. bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) seit dem 01.01.2023

Seit dem 01.01.2023 werden Arbeitgebern keine AU-Bescheinigungen mehr bereitgestellt.

Der Arbeitnehmende muss sich weiterhin gemäß arbeitsvertraglicher Vereinbarung krankmelden, und der Arbeitgeber kann sich diese Daten durch einen manuellen elektronischen Abruf über das neue SV-Meldeportal oder über DATEV Unternehmen online bzw. DATEV Personal AddOn bestätigen lassen.

Die Abfrage muss pro Krankmeldung pro Mitarbeitenden angestoßen werden; die Rückmeldungen werden innerhalb von 14 Tagen bereitgestellt.

Der Arbeitnehmende erhält weiterhin das Exemplar der Krankmeldung für seine Akten.
Ab sofort werden auch stationäre Aufenthalte (Krankenhausaufenthalte, Reha-Maßnahmen und das Enddatum von Entgeltersatzleistungen) zurückgemeldet.

Zukünftig können Sie Abrufe für Folgebescheinigungen gesondert angeben.

Bitte achten Sie darauf, bei Abweichungen zwischen eAU-Zeitraum und der tatsächlichen, für den Lohn relevanten Fehlzeit immer eine Meldung an Ihren Lohnsachbearbeitenden zu senden.
 

Betreuungsleistungen für pflegebedürftige Angehörige und Kinder

Zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf können zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Arbeitgeberleistungen bis zu einem Betrag von 600,00 € im Kalenderjahr je Arbeitnehmenden steuerfrei bleiben.

Der zusätzliche Betreuungsbedarf muss aus Anlass einer zwingenden und beruflich veranlassten kurzfristigen Betreuung entstehen.

Bei Barleistungen des Arbeitgebers müssen dem Arbeitnehmenden entsprechende Aufwendungen entstanden sein (die steuerfreien Leistungen sind im Lohnkonto aufzuzeichnen und die Nachweise in den Akten abzulegen).
 

Wohnungsüberlassung an Arbeitnehmer

Für eine dem Arbeitnehmenden vom Arbeitgeber zu eigenen Wohnzwecken überlassene Wohnung unterbleibt seit 2021 eine Lohnbesteuerung, soweit das vom Arbeitnehmenden gezahlte Entgelt mindestens zwei Drittel des ortsüblichen Mietwerts beträgt.

Weitere Voraussetzung ist, dass der Mietwert nicht mehr als 25,00 € pro Quadratmeter ohne umlagefähige Betriebskosten beträgt.

Vom Arbeitgeber angemietete Wohnungen, die dem Arbeitnehmenden überlassen werden, sind ebenfalls begünstigt.

Seit dem 01.01.2020 sind auch Vorteile begünstigt, die durch ein verbundenes Unternehmen geleistet wurden.

Sachbezüge an Arbeitnehmer 50,00 € mtl. Freigrenze

Lieferkosten direkt an die Heimadresse des Arbeitnehmenden werden auf die 50,00 €-Grenze angerechnet.

Erinnerung Handhabung Resturlaubstage

Seit 2019 gilt folgende Regelung:

1. Ein Arbeitnehmender darf seine erworbenen Ansprüche auf bezahlten Jahresurlaub nicht automatisch deshalb verlieren, weil er keinen Urlaub beantragt hat.
2. Urlaubsansprüche können nur untergehen, wenn der Arbeitnehmende vom Arbeitgeber z. B. durch angemessene Aufklärung tatsächlich in die Lage versetzt wurde, die fraglichen Urlaubstage rechtzeitig zu nehmen, was der Arbeitgeber zu beweisen hat.

Was ist, wenn der Urlaub wegen längerer Krankheit nicht genommen werden kann?

• Der Anspruch auf Urlaub geht in diesem Falle nicht verloren.
• Kommt der Arbeitnehmende nicht in den Betrieb zurück, muss der Arbeitgeber den nicht genommenen Urlaub durch eine Urlaubsabgeltung vergüten – maximal allerdings für 15 Monate.

Beispiel: Der Resturlaub aus dem Jahr 2025 verfällt nach 15 Monaten zum 31.03.2027.

Erholungsbeihilfen

Erholungsbeihilfen können mit 25 % pauschal besteuert werden, wenn sie im Kalenderjahr 156,00 € für den Arbeitnehmenden, 104,00 € für dessen Ehegatten und 52,00 € für jedes Kind nicht übersteigen.

Vorsicht: Es handelt sich um eine Freigrenze, bei deren Überschreitung die Pauschalierung insgesamt ausscheidet.

Voraussetzung:

• Es handelt sich um mindestens fünf zusammenhängende Tage Urlaub.
• Der Urlaub ist vorab oder innerhalb einer Dreimonatsfrist anzutreten.

Kurzfristige Beschäftigungen

Seit 2022 wird bereits bei der Anlage zwingend die Angabe zum Krankenversicherungsschutz benötigt. Sofern der/die kurzfristig Beschäftigte nicht in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert ist (z. B. private Krankenversicherung), benötigen wir für unsere Akten zusätzlich einen Nachweis über die entsprechende Mitgliedschaft.

Eine Anmeldung ohne diese Angaben/Nachweise ist seit 2022 nicht mehr möglich.

Die Höchstbeträge zur Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % liegen bei:

• 150,00 € Arbeitsentgelt je Arbeitstag (8 h × 18,75 €),
• der Stundenlohn darf maximal 19,00 € betragen.

Die Dauer der Beschäftigung darf 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigen.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Seit 2020 beträgt der jährliche maximale Betrag für die Steuerfreiheit 600,00 €.

Folgende Voraussetzungen müssen gegeben sein:

• zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn
• Nachweis der Zertifizierung der Maßnahme durch den Anbieter

Achtung bei Arbeitsplatzbrillen: Eine Rechnung des Optikers mit dem Hinweis „Arbeitsplatzbrille“ reicht für die Steuerfreiheit nicht aus; es muss ein Attest von einem Augenarzt vorliegen.
 

A1-Bescheinigung

Für einen Arbeitnehmenden, der in Deutschland beschäftigt ist und vorübergehend im EU-Ausland (inklusive Island, Norwegen, der Schweiz und Liechtenstein) eingesetzt wird, muss vorab eine A1-Bescheinigung beantragt werden.
Achtung: Die Bescheinigung wird auch bei kurzen Dienstreisen ins Ausland, auch bei kurzem Tankstopp, benötigt.

Die Bescheinigung muss zwingend farbig mitgeführt werden, sonst drohen hohe Bußgelder pro nicht vorgelegter A1-Bescheinigung (unterschiedliche Höhen je Entsendeland).

Neuerungen seit dem 01.07.2023 im Bereich grenzüberschreitender Telearbeit:
Sollte dieser Sachverhalt im Lohn vorkommen, wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeitenden.

Seit 2019 muss das Antragsverfahren elektronisch an die Krankenkasse übermittelt werden. Hierzu müssen Sie uns die Antragsdaten spätestens drei Arbeitstage vor Reiseantritt schriftlich zukommen lassen.

Für weitere Einzelfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Lohnsachbearbeitenden.

Steuerliche Förderung der Elektromobilität

Bei reinen Elektrofahrzeugen:

• Geltungsdauer: rückwirkend ab dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• ohne CO₂-Emission
• Bruttolistenpreis maximal 100.000,00 € (ab 01.07.2025)
• Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises
• bei Überschreitung der 100.000,00 €-Grenze Versteuerung mit 0,5 %

Elektro- und Hybridfahrzeuge:

• Geltungsdauer: rückwirkend ab dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• ohne CO₂-Emission
• Versteuerung mit 0,5 % des Bruttolistenpreises
• nur für extern aufladbare Hybrid-/Elektrofahrzeuge
• max. 50 Gramm Kohlendioxidemission je gefahrenen Kilometer oder
  • ab 01.01.2022 bis 31.12.2024: mindestens 60 km Reichweite
  • ab 01.01.2025 bis 31.12.2030: mindestens 80 km Reichweite
• gilt auch für die Fahrtenbuchregelung, z. B. halbe Leasingrate
• Wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt sind, greift die 1%-Versteuerung des Bruttolistenpreises im Zusammenhang mit der bisherigen batteriebezogenen Förderung.
• Bei Übergabe des Firmenwagens an einen anderen Mitarbeitenden gelten die zum Übergabezeitpunkt gültigen Grenzwerte.

E-Bikes mit Höchstgeschwindigkeit von mehr als 25 km/h und Nummernschild:

• Geltungsdauer: ab 01.01.2020 bis 31.12.2030
• Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises

Diese Neuregelung gilt auch für alle bereits im Jahr 2019 überlassenen Diensträder.

S-Pedelecs und Fahrräder, die mit einer Höchstgeschwindigkeit von weniger als 25 km/h nicht als Kraftfahrzeuge gelten:

• Geltungsdauer: seit dem 01.01.2019 bis 31.12.2030
• Voraussetzung keine Entgeltumwandlung, keine Zuzahlung, keine Übereignung: Nutzung steuerfrei
• Voraussetzung mit Entgeltumwandlung oder Zuzahlung: seit dem 01.01.2020 Versteuerung mit 0,25 % des Bruttolistenpreises

Diese Neuregelung gilt auch für alle bereits im Jahr 2019 überlassenen Diensträder. Zulässig sind auch mehrere Fahrräder pro Arbeitnehmenden.

Hinweise zur Steuerbefreiung von Zubehör

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ein (Elektro-)Fahrrad zur privaten Nutzung, ist der hieraus resultierende Vorteil steuerfrei. Das gilt auch für die Überlassung mehrerer (Elektro-)Fahrräder an einen Arbeitnehmenden.
Die Steuerfreiheit umfasst hingegen nicht Elektro-Kleinstfahrzeuge wie beispielsweise zusammenklappbare Elektroroller, da diese als Kraftfahrzeuge einzuordnen sind.

Die Steuerbefreiung erstreckt sich auch auf fahrradtypische Zubehörteile. Hierzu zählen alle unselbstständigen Einbauten, die fest am Fahrradrahmen oder anderen Fahrradteilen verbaut sind. Zur Klarstellung hat die Finanzverwaltung im Lohnsteuer-Handbuch 2024 ein neues Stichwort „Zubehör“ mit Beispielen für die Anwendung der Steuerbefreiung aufgenommen.

Beispiele für begünstigtes Zubehör:
Fest am Rahmen des Fahrrads oder anderen Fahrradteilen verbaute Zubehörteile wie z. B. Fahrradständer, Gepäckträger, Schutzbleche, Klingel, Rückspiegel, Schlösser, Navigationsgeräte, andere angebaute Träger oder modellspezifische Halterungen

Die Überlassung von nicht begünstigtem Zubehör führt demgegenüber zum Ansatz eines eigenständigen steuerpflichtigen geldwerten Vorteils.

Beispiele für nicht begünstigtes Zubehör:
Fahrerausrüstung (Helm, Handschuhe, Kleidung o. Ä.), in modellspezifische Halterungen einsetzbare Geräte (z. B. Smartphone, mobiles Navigationsgerät) oder Gegenstände (z. B. Fahrradanhänger, Lenker-, Rahmen- oder Satteltaschen oder Fahrradkorb)