E-Rechnungen: Diese Fehler können den Vorsteuerabzug gefährden

Mit der Einführung der E-Rechnung müssen Unternehmen nicht nur elektronische Rechnungen empfangen können. Ebenso wichtig ist es, eingehende E-Rechnungen ordnungsgemäß zu prüfen und zu archivieren. Denn Fehler in diesen Prozessen können dazu führen, dass der Vorsteuerabzug gefährdet ist. 

Neue Anforderungen, aber keine neue Grundidee 

Bereits heute sind Unternehmen verpflichtet, eingehende Rechnungen zu prüfen und zu archivieren. Ein funktionierender Rechnungseingangsprozess gehört daher schon bislang zu den Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung. 

Durch die Einführung der E-Rechnung ändern sich diese Pflichten nicht grundsätzlich. Neu ist jedoch, dass neben der inhaltlichen Prüfung auch technische Anforderungen zu beachten sind. 

Was bedeutet „Validierung“? 

Unter Validierung versteht man die technische Prüfung einer E-Rechnung nach ihrem Eingang. Dabei wird insbesondere überprüft, ob die E-Rechnung den Anforderungen an das elektronische Format sowie den hierfür geltenden Geschäftsregeln entspricht. Die Validierung ersetzt jedoch nicht die Prüfung der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und der materiellen Richtigkeit der Rechnung. Dabei ist zwischen verschiedenen Fehlerarten zu unterscheiden: 

1. Formatfehler 

Die E-Rechnung entspricht technisch nicht den gesetzlichen Vorgaben. Beispielsweise kann die XML-Datei fehlerhaft aufgebaut sein oder nicht dem vorgeschriebenen Format entsprechen. Solche Rechnungen können häufig nicht ordnungsgemäß verarbeitet werden. Formatfehler werden im Rahmen einer technischen Validierung erkannt und führen regelmäßig zu der Versagung des Vorsteuerabzugs. 

2. Geschäftsregelfehler 

Die Rechnung ist zwar technisch lesbar, enthält aber technische oder logische Widersprüche. Beispielsweise stimmen Steuerbetrag und Steuersatz nicht überein oder erforderliche Angaben fehlen an der vorgesehenen Stelle. Beziehen sich Geschäftsregelfehler auf gesetzlich vorgeschriebene Rechnungspflichtangaben, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich.  

3. Inhaltsfehler 

Die Rechnung enthält unzutreffende oder unvollständige Angaben im Hinblick auf die gesetzlich geforderten Rechnungspflichtangaben, wie zum Beispiel Leistungsbeschreibung oder Leistungsempfänger. Inhaltsfehler werden nicht zwingend im Rahmen der technischen Validierung erkannt. Auch wenn die Rechnung technisch einwandfrei ist und verarbeitet werden kann, führen solche Fehler bereits heute und auch künftig regelmäßig zur Versagung des Vorsteuerabzugs.  

Warum reicht eine technische Prüfung allein nicht aus? 

Für die technische Validierung ist eine geeignete Softwarelösung erforderlich. Diese kann automatisiert prüfen, ob die E-Rechnung den technischen Anforderungen entspricht und verarbeitet werden kann. 

Die technische Validierung ersetzt jedoch nicht die kaufmännische und steuerliche Kontrolle. Unternehmen müssen weiterhin prüfen,  

• ob die Leistung tatsächlich erbracht wurde, 

• ob die Rechnung dem zugrunde liegenden Auftrag entspricht und  

• ob die Rechnungspflichtangaben vollständig und korrekt sind.  

Eine technisch fehlerfreie Rechnung ist deshalb nicht automatisch auch eine umsatzsteuerlich richtige Rechnung.  

Der Rechnungsprüfungsprozess stellt also künftig ein Zusammenspiel zwischen einer technischen und einer inhaltlichen Überprüfung von Rechnungen dar.  

Was ist bei der Archivierung zu beachten? 

Bei der Archivierung einer E-Rechnung reicht es nicht aus, die Rechnung auszudrucken oder lediglich als PDF abzulegen. 

Maßgeblich ist vielmehr die Archivierung des ursprünglichen elektronischen und gesetzlich anerkannten Datensatzes. Bei einer XRechnung oder einer ZUGFeRD-Rechnung muss daher insbesondere der strukturierte XML-Datensatz erhalten bleiben.  

Die Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert, lesbar und maschinell auswertbar gespeichert werden. Zudem muss sichergestellt sein, dass die Finanzverwaltung die Daten im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung elektronisch auswerten kann. Der strukturierte Datensatz muss daher in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.  

Eine alleinige Ablage als PDF oder in Papierform genügt regelmäßig nicht. Fehlt der strukturierte Datensatz oder ist eine maschinelle Auswertung nicht mehr möglich, können Verstöße gegen die steuerlichen Aufbewahrungspflichten vorliegen.  

Warum ein funktionierender Prozess wichtig ist 

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur ein IT-Thema. Unternehmen sollten vielmehr ihre bestehenden Rechnungseingangsprozesse überprüfen und an die neuen Anforderungen anpassen. 

Zu einem ordnungsgemäßen Prozess gehören insbesondere: 

• der Empfang von E-Rechnungen, 

• die technische Validierung mittels geeigneter Software, 

• die inhaltliche und steuerliche Prüfung der Rechnung, 

• die Bearbeitung fehlerhafter Rechnungen sowie 

• die ordnungsgemäße Archivierung der elektronischen Originaldatei. 

Die Zuständigkeiten sollten dabei klar geregelt und die Abläufe zwischen Unternehmen, Buchhaltung und Steuerberater abgestimmt werden. 

Fazit 

Die E-Rechnung bietet Chancen für effizientere Prozesse, erhöht aber gleichzeitig die Anforderungen an die Rechnungsprüfung. Unternehmen sollten sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen nicht nur technisch verarbeitet, sondern auch inhaltlich geprüft und im Originalformat archiviert werden. Daher sollte gewährleistet sein, dass ein funktionierender Rechnungseingangsprozess für E-Rechnungen eingerichtet ist und die Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Nur so lassen sich Risiken beim Vorsteuerabzug und spätere Beanstandungen durch die Finanzverwaltung vermeiden.