E-Rechnung: Der Schlüssel zum Vorsteuerabzug

Die E-Rechnung ist seit 2025 für Unternehmen ein wichtiges Thema. Dennoch sind viele Betriebe auf die neuen Anforderungen noch nicht ausreichend vorbereitet. Insbesondere beim Empfang und bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen gilt es, wichtige Vorgaben zu beachten. Andernfalls kann es zu finanziellen Nachteilen kommen. Lesen Sie hier, was Sie jetzt beachten sollten. 

Die Umstellung auf die E-Rechnung läuft 

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist bereits angelaufen. Seit 2025 müssen sich Unternehmen mit den neuen Vorgaben auseinandersetzen und ihre Rechnungsprozesse schrittweise umstellen. Grundlage dafür ist das Wachstumschancengesetz. Mit der Einführung der E-Rechnung sollen Rechnungsabläufe digitalisiert und Steuerbetrug reduziert werden. 

Für Unternehmen bedeutet die Umstellung, dass bestehende Prozesse rechtzeitig angepasst werden müssen. Wer die notwendigen Vorbereitungen versäumt, kann sich dadurch erhebliche finanzielle Nachteile einhandeln. 

Ohne ordnungsgemäße E-Rechnung kein Vorsteuerabzug 

Besondere Aufmerksamkeit verdient der Vorsteuerabzug. Denn eine Rechnung muss die entsprechenden Anforderungen erfüllen, damit der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Liegt eine E-Rechnung nicht im vorgeschriebenen Format vor, ist die ordnungsgemäße Rechnungsstellung nicht gewährleistet und der Vorsteuerabzug kann versagt werden. 

Strukturierte Rechnungsdaten sorgfältig prüfen 

Auch eine E-Rechnung ist nicht automatisch fehlerfrei. Insbesondere bei hybriden Rechnungsformaten, die aus einem Bildteil und einem strukturierten Datensatz bestehen, können sich Abweichungen zwischen den beiden Bestandteilen ergeben. 

Für den Vorsteuerabzug ist der strukturierte Datensatz maßgeblich. Enthält dieser fehlerhafte oder unrichtige Angaben, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Auch bei der Verbuchung ist deshalb Vorsicht geboten. Wird die Rechnung anhand eines fehlerhaften Bildteils verarbeitet, können sich dadurch umsatzsteuerrechtlich relevante Fehler in der Finanzbuchhaltung ergeben. 

Übergangsregelungen für den Versand laufen aus 

Für den Versand von E-Rechnungen gelten derzeit noch Übergangsregelungen. Papier- und PDF-Rechnungen sind bis Ende 2026 weiterhin zulässig. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat, für ihre inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro gilt die Übergangsregelung noch bis Ende 2027. Ab 2028 ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich grundsätzlich für alle Unternehmen verpflichtend. 

Mit der zunehmenden Verbreitung der E-Rechnung ist auch damit zu rechnen, dass die Zahl der elektronisch eingehenden Rechnungen weiter steigt. 

Fehlende E-Rechnungen können Zahlungen verzögern 

Die Folgen einer nicht korrekt ausgestellten oder verarbeiteten E-Rechnung können über den Vorsteuerabzug hinausgehen. Fehlt eine korrekte Rechnung, besteht das Risiko, dass Kunden ihre Zahlungen zunächst zurückhalten. 

Ein formaler Fehler bei der Rechnung kann dadurch schnell zu einem wirtschaftlichen Problem für das Unternehmen werden.

Diese Maßnahmen sollten Unternehmen jetzt umsetzen 

Unternehmen sollten ihre bestehenden Abläufe überprüfen und sich gezielt auf die weiteren Anforderungen vorbereiten. Folgende Punkte sind dabei besonders wichtig: 

• Prozesse überprüfen: Können E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden? 

• E-Mail-Adresse einrichten: Eine zentrale Adresse für den Rechnungseingang kann die Verarbeitung vereinfachen. 

• Software prüfen: Ist die vorhandene Software für den Umgang mit E-Rechnungen geeignet oder muss sie angepasst werden? 

• Rechnungsprüfung anpassen: Wird bei der Prüfung auf die strukturierten Rechnungsdaten geachtet? 

• Mitarbeitende schulen: Sind die zuständigen Mitarbeitenden mit den neuen Anforderungen vertraut und sind die Abläufe klar definiert? 

Die E-Rechnung ist nur der nächste Schritt 

Auch über die aktuelle Einführung der E-Rechnung hinaus sind weitere Veränderungen absehbar. Die Europäische Union arbeitet mit dem Projekt „VAT in the Digital Age“ an einem einheitlichen Meldesystem für Umsätze, das ab Juli 2030 umgesetzt werden soll. 

Unternehmen sollten diese Entwicklung bereits heute im Blick behalten und bei der Auswahl ihrer Systeme darauf achten, dass diese auch zukünftige Anforderungen abbilden können.